Polisi Anti-Fraud

/ / Polisi
Pengenalan
Pihak pengurusan AIM bertanggungjawab untuk mengesan, menghalang dan menghukum  penipuan, penyelewengan dan kelakuan yang tidak bersesuaian yang telah disabitkan. Segala kes fraud perlu dikesan dan di laporkan segera kepada Pengarah, BADAR. Penyiasatan perlu dikoordinasikan bersama Bahagian Sumber Manusia dan Pentadbiran (BSMP) serta Bahagian/Jabatan yang berkaitan.

Definisi Fraud
AIM mentakrifkan fraud sebagai;

 “apa-apa perbuatan atau peninggalan yang disengajakan atau sengaja direka untuk menipu orang lain, menyebabkan mangsa mengalami kerugian dan/atau pelaku mencapai keuntungan”.

Fraud boleh didefinisikan sebagai :
  1. Satu kesalahan nyata termasuk pemalsuan dokumen, penipuan manklumat, dan pengubahan dan/atau penggubahan oleh seorang kakitangan yang menyebabkan AIM  menanggung kerugian,
  2. Keputusan yang dibuat oleh seorang kakitangan untuk keuntungan peribadi,
  3. Penyelewengan yang disengajakan oleh kakitangan,
  4. Mendapatkan wang dan harta di bawah dakwaan palsu,
  5. Tindakan salah nyata (misrepresentation) dengan berniat untuk menipu
Objektif
Objektif utama Polisi Anti-Fraud dan Polisi Whistleblowing adalah seperti berikut :
  1. Untuk memastikan pihak pengurusan dan operasi di lapangan memahami dan menyedari tentang tanggungjawab mengenalpasti aktiviti penipuan dengan mewujudkan kawalan dalaman dan prosedur bagi mencegah dan mengesan aktiviti penipuan.
  2. Untuk memastikan pihak pengurusan dan operasi memahami tanggungjawap, proses dan prosedur yang perlu diikut apabila kejadian fraud berlaku atau disyaki berlaku.
  3. Untuk menyediakan kepada kakitangan, sahabat, pembekal, vendor dan pihak yang berkepentingan peluang menyalurkan informasi tentang perkara-perkara salahlaku, sebarang bentuk penipuan, penyelewengan, sogokan atau kebimbangan yang serius yang boleh memberi kesan kepada AIM.  Langkah ini sejajar dengan komitmen AIM kepada piawaian tertinggi etika dan moral dalam usaha menjadi institusi kewangan mikro yang terunggul dan diberkati bagi kesejahteraan ummah.
  4. Untuk memberi kesedaran dan galakkan kepada kakitangan supaya tidak melakukan pelanggaran etika dan peraturan kerana tindakan disiplin yang keras atau tindakan undang-undang akan diambil oleh pihak pengurusan/Lembaga Pengarah terhadap mereka jika sabit kesalahan.
  5. Untuk menyediakan saluran yang selamat dan berkesan kepada kakitangan, sahabat, pembekal, vendor dan pihak berkepentingan untuk menyuarakan keperihatinan mereka tentang penipuan dan penyelewengan yang berlaku.
  6. Untuk memberi perlindungan dan pengetahuan yang mencukupi kepada pemberi maklumat sekiranya mereka menjadi mangsa akibat daripada laporan, penyiasatan atau menjadi saksi kepada aktiviti-aktiviti penipuan.
  7. Untuk memberi jaminan kepada kakitangan, sahabat, pembekal, vendor bahawa apabila kebimbangan bona fide dibangkitkan dengan niat yang baik, mereka akan dilindungi dari gangguan atau penganiayaan.

Skop Polisi Anti-Fraud
Polisi ini terpakai bagi apa-apa ketidakteraturan, atau disyaki penyelewengan, yang melibatkan pekerja serta pemegang saham, perunding, pembekal, kontraktor, sahabat dan agensi-agensi luar yang berurusan dengan kakitangan agensi itu, dan / atau mana-mana pihak lain yang mempunyai hubungan perniagaan dengan AIM.

Sebarang aktiviti penyiasatan yang diperlukan akan dijalankan ke atas suspek tanpa mengambil kira bentuk atau jenis kesalahan, perkhidmatan/jawatan, kedudukan, atau hubungan dengan AIM.

Tindakan atau kelakuan fraud
Tindakan-tindakan yang berbentuk fraud, tetapi tidak terhad kepada :
  1. Segala ketidakjujuran atau perbuatan penipuan
  2. Segala perbuatan yang menyebabkan konflik kepentingan dengan pembekal, vendor atau kontraktor
  3. Pemalsuan atau pengubahan dan /atau penggubahan apa-apa dokumen atau akaun yang dimiliki oleh AIM, koperasi dan syarikat-syarikat berkaitan.
  4. Penyalahgunaan atau kecurian dana, bekalan atau aset-aset lain
  5. Menyediakan atau menerima hadiah yang bernilai kepada / dari pelanggan, kontraktor, vendor atau lain-lain yang membuat atau cuba untuk membuat perniagaan dengan kumpulan syarikat-syarikat lain yang bertujuan untuk mempengaruhi keputusan perniagaan atau proses pemilihan.
  6. Kemusnahan, pemindahan atau penggunaan tidak wajar sebarang rekod syarikat, perabot dan peralatan.
  7. Memalsukan rekod tuntutan kerja lebih masa
  8. Memalsukan perjalanan dan perbelanjaan hiburan dan / atau menggunakan dana organisasi/syarikat untuk membayar perbelanjaan peribadi
  9. Penerimaan laporan palsu, perintah penghantaran, dan lain-lain daripada pembekal atau penghantaran kepada pelanggan
  10. Penyelewengan dari pembekal atau syarikat perkakasan  komputer, perisian, dan lain-lain data.
  11. Penerimaan sebut harga palsu (fictitious quotation) daripada pembekal, vendor dan kontraktor dalam memihak kepada pihak/entiti tertentu.
Lain –lain kelakuan tidak wajar (misconduct)
Salah laku berkaitan moral dan etika perlu diselesaikan oleh pihak pengurusan Bahagian/Jabatan berkaitan dan BSMP.  Jika terdapat ketidakpastian sama ada tindakan yang dimaksudkan adakah berkaitan dengan penipuan, rujukan boleh dibuat kepada JAD atau Pengurus Hubungan Perusahaan untuk panduan.

Tanggungjawab Penyiasatan
  1. Pengurusan AIM perlu menyiasat apa-apa perbuatan yang disyaki ada unsur penipuan, rasuah, penyelewengan atau lain-lain luar aturan (irregularities). Objektif dan penyiasatan yang adil akan dijalankan tanpa mengira kedudukan, hak milik, tempoh perkhidmatan atau hubungan dengan syarikat atau mana-mana pihak yang mungkin atau terlibat atau yang menjadi subjek penyiasatan tersebut.
  2. Setiap Cawangan, Wilayah, Zon, Bahagian, Jabatan, Unit, koperasi dan syarikat-syarikat di dalam AIM perlu bertanggungjawab untuk mengekalkan satu sistem kawalan dalaman yang berkesan untuk memberi jaminan yang munasabah untuk sistem pencegahan, pengesanan penipuan, penggelapan, atau lain-lain penyelewengan yang sama.
  3. JAD akan bekerjasama dengan jabatan lain seperti Jabatan Sumber Manusia (JSM) dan Bahagian yang dianggap bersesuaian dalam menjalankan siasatan.
  4. Apabila selesai siasatan, keputusan perlu dilaporkan kepada Pengerusi Jawatankuasa Audit, Pengerusi Lembaga / Ketua Pegawai Eksekutif dan atau wakil pengurusan kanan lain yang dianggap bersesuaian. Kesemua kes penipuan juga akan dilaporkan kepada JKA.
  5. Pemberian kuasa autoriti untuk menyiasat kes yang disyaki ada unsur penipuan / rasuah membolehkan ahli JAD untuk:
  • bebas dan tidak terhalang kepada semua rekod syarikat, kakitangan dan harta
  • kuasa untuk memeriksa, menyalin dan / atau mengeluarkan semua atau mana-mana jawatan daripada kandungan fail, meja, kabinet, peti keselamatan dan kemudahan simpanan lain di premis itu tanpa pengetahuan atau persetujuan mana-mana individu yang boleh menggunakan atau mempunyai kuasa kepada mana-mana barangan atau kemudahan dalam skop siasatan.
Tindakan Disiplin
  1. BADAR tidak mempunyai kuasa untuk mencadangkan tahap tindakan tatatertib atau penamatan pekerja dan tidak mengambil bahagian dalam pendakwaan (kecuali sebagai saksi syarikat) untuk mengekalkan JAD sebagai sebuah badan yang bebas.
  2. Segala bukti yang diperolehi mestilah secara langsung dan mampu untuk menyokong kes. Bukti ini perlu kukuh untuk dibawa ke pendakwaan di Mahkamah (sekiranya perlu).
  3. Memulakan tindakan tatatertib adalah tanggungjawap JSM, ini tidak terhad kepada:
      • mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada pekerja.
      • penggantungan kerja kakitangan.
      • melantik pegawai pendakwaan.
      • penyediaan caj (yang akan dibincangkan dan dipersetujui bersama-sama dengan JAD dan JSM.
      • tindakan tatatertip dibuat dan notis dikeluarkan dalam tempoh masa yang munasabah.
      • menubuhkan dan membuat perlantikan panel siasatan.
      • memaklumkan saksi untuk hadir pada siasatan dan membuat perkiraan yang perlu untuk melepaskan mereka daripada tugas
      • menyediakan pejabat atau mana-mana bilik lain yang sesuai untuk siasatan itu.
      • jika, bagi apa-apa sebab siasatan itu mungkin perlu ditangguhkan, perlu memaklumkan kepada semua pihak dan saksi secara bertulis. Memberi alasan untuk penangguhan dan memberi tarikh seterusnya untuk siasatan akan datang.
      • menentukan tarikh / masa / tempat untuk siasatan tersebut.

iv. Pegawai pendakwaan bertanggungjawab dalam menjalankan siasatan. Tanggungjawab tersebut adalah:

      • mengemukakan kes syarikat terhadap tertuduh termasuk menjalankan siasatan dan prosiding perusahaan pengurusan.
      • menentukan saksi-saksi syarikat dan menerangkan peranan mereka.
      • bertanggungjawab menentukan dokumen-dokumen, artikel, bahan, dan lain-lain yang mungkin perlu dihasilkan sebagai bukti untuk siasatan.

v. Peranan panel siasatan:

Ahli panel haruslah tidak terlibat secara langsung dengan tertuduh tetapi perlu mempunyai pengetahuan tentang proses salah laku / penipuan.
Panel siasatan hendaklah:
      • Menentukan fakta kes;
      • Menentukan sama ada tertuduh bersalah atau tidak bersalah atas pertuduhan;
      • Mengemukakan penemuan dan laporan mengenai caj kepada Pengarah BSMP
      • Mendengar dan menilai kes dengan adil dan bebas dari sentimen dan/atau unsur-unsur berat sebelah.

vi. Jika sabit kesalahan, tindakan disiplin akan segera diambil sehingga ke peringkat pendakwaan dan tindakan pemecatan hendaklah diambil oleh pihak Pengurusan/LAIM.

Kerahsiaan dan Keselamatan Bukti
Keselamatan bukti dan kerahsiaan adalah tanggungjawap penuh pengurusan. Selain dari itu ianya juga merujuk kepada polisi dan prosedur sedia ada dari Bahagian Sumber Manusia dan Pentadbiran (BSMP), Bahagian Pembiayaan atau sebarang surat pekeliling, memo yang berkaitan yang dikeluarkan oleh pengurusan AIM.

JAD menganggap semua maklumat yang diterima adalah sulit.  Sebarang  siasatan yang dijalankan oleh mana-mana kakitangan secara peribadi atau wawancara / soal siasat berkaitan dengan apa-apa kes penipuan yang disyaki adalah dilarang sama sekali.

Hasil siasatan tidak akan didedahkan atau dibincangkan dengan orang lain selain daripada orang-orang yang mempunyai keperluan yang sah untuk mengetahui. Ini adalah penting untuk mengelakkan sebarang reputasi yang negatif kepada orang yang disyaki sebelum didapati bersalah atau sebaliknya.

Apabila kes penipuan atau rasuah dilaporkan, tindakan segera perlu dijalankan untuk mengelakkan kecurian, pengubahan, penggubahan atau pemusnahan rekod/bukti. Rekod atau bukti ini perlu dilindungi  dengan sebaik-baiknya termasuklah memindahkan rekod/bukti yang ke tempat atau lokasi yang selamat, mengehadkan akses ke lokasi di mana rekod/bukti ditempatkan, dan mencegah individu yang disyaki melakukan penipuan untuk akses kepada rekod/bukti tersebut.

Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk melindungi kesemua rekod-rekod berkaitan dan menyerahkannya kepada JAD sebagai rekod/bukti bagi tujuan siasatan.  

Melaporkan Sebarang Kejadian Penipuan
Jika terdapat alasan yang munasabah untuk membuktikan penipuan yang mungkin telah berlaku, Pengurus atau mana-mana kakaitangan berkaitan adalah bertanggungjawab penuh untuk melaporkan kes fraud yang berlaku kepada pihak pengurusan atasan atau pihak yang relevan. Untuk itu, laporan kes penipuan hendaklah disediakan dan diserahkan kepada pihak yang berautoriti.

Maklumat atau pengesanan awal tentang kejadian penipuan atau salah laku juga boleh diperolehi daripada pemberi maklumat yang dihuraikan di dalam Polisi Whistleblowing.